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Todo proyecto comienza con un objetivo a lograr en un determinado período de tiempo, teniendo un presupuesto predeterminado y buscando la satisfacción de las partes interesadas, bien sea la empresa, el cliente o el consumidor final. ¿Pero cómo sabes si estás en la dirección correcta y si estos objetivos se alcanzarán realmente? ¡Es ahí donde intervienen los KPI de proyectos!

Como lo que no se mide no se controla, si no se monitorea la eficacia de las acciones, no se sabe cuándo se cumplirá el objetivo inicial del proyecto. En general, es complicado incluso para el gerente determinar si las metas establecidas son realmente alcanzables.

¿Cuáles son los KPI más importantes en la gestión de un proyecto?

Cada proyecto debe definir sus propios indicadores claves de rendimiento, establecidos a partir de un acuerdo entre las partes interesadas. Sin embargo, existen algunos KPI indispensables, los cuales son necesarios para monitorear el desempeño del equipo, y tomar acciones correctivas de forma oportuna.

Rendimiento programado

El retraso en una de las etapas del proyecto puede poner en riesgo las demás, así como el tiempo de comercialización del cliente. Esto impacta en la calidad, el presupuesto e incluso en la viabilidad del propio proyecto, debido a que, si el equipo realiza las actividades con un bajo rendimiento o tiene muchas interrupciones, los resultados del proyecto se obtendrán progresivamente más lento de lo esperado.

Usar un KPI de rendimiento para el cronograma del proyecto, es sumamente importante para que el equipo lo tenga en cuenta y trabaje realmente enfocado en cumplir los plazos. Por lo tanto, revise continuamente que los integrantes del equipo consideren las fechas límites, determine quién se adelanta a la planificación y establezca estrategias para evitar el fracaso del proyecto.

Una vez identificados, es importante medir la recurrencia y el origen de los retrasos. Por lo tanto, las acciones que se tomen para eliminar los factores responsables de su causa serán mucho más eficaces, ya que el gerente dispondrá de la información necesaria para buscar una solución adecuada.

Productividad del equipo

Una vez que se define el cronograma del proyecto y la estructura de descomposición del trabajo, cada integrante del equipo será capaz de saber exactamente qué, cómo y cuándo ejecutar cada tarea.

Por lo tanto, si alguien no cumple con sus asignaciones, todos los demás se ven afectados, así como el proyecto en su totalidad. Por esta razón, es fundamental usar un KPI para medir la productividad del equipo.

Al evaluar cómo los profesionales consiguen dar resultados, la empresa tendrá medios más inteligentes para identificar los cuellos de botella. El funcionamiento de los procesos estará sometidos a una supervisión continua, lo que disminuye el riesgo de que los puntos con cuellos de botella no se detecten oportunamente.

Ejecución del presupuesto

Una de las metas del equipo de proyecto es usar adecuadamente el presupuesto predeterminado, evitando realizar gastos innecesarios. En otras palabras, si las finanzas están bien planificadas, el equipo puede optimizar su distribución de fondos, evaluar mejor qué soluciones tomar y asegurarse de no malgastar el presupuesto de forma frecuente.

Sin embargo, pueden presentarse situaciones imprevistas en el proyecto y provocar un aumento de los gastos. En este sentido, es posible establecer un KPI para controlar los costos por etapas. Cuando la empresa identifica cómo se ejecuta el presupuesto y el uso que le da cada integrante a sus fondos, es más sencillo para los líderes del proyecto determinar dónde se produce el despilfarro. De esta forma, si el despilfarro se produce continuamente, podrá ser detectado rápidamente y se adoptarán oportunamente las acciones correctivas para que no tenga un impacto importante a mediano y largo plazo.

Satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente está directamente relacionada con el cumplimiento de varios objetivos del proyecto. Inicia con la elaboración del cronograma y pasan por el costo y la calidad, hasta la usabilidad del producto final.

De esta forma, es posible establecer indicadores de satisfacción del cliente para cada etapa o entrega del proyecto. Es importante además, supervisar las reacciones, los comentarios y la satisfacción general sobre el rendimiento del equipo.

Con el uso de este KPI, el gerente puede asegurarse de que las expectativas están alineadas en todo el proyecto. Los equipos tendrán una forma sencilla y continua de verificar si el desarrollo de cada etapa se está realizando conforme a lo que el cliente espera.

Además, en caso de encontrase algún problema, el mismo se mitigará antes de que culmine el proyecto. Así, el producto final estará completamente alineado con los requerimientos del cliente, maximizando el éxito del proyecto.

Retorno de la inversión

Uno de los KPI más importantes en la gestión de proyectos es el Retorno de la Inversión, también conocido como ROI. Este índice refleja la rentabilidad del negocio para el cliente y es un factor relevante para garantizar su satisfacción.

El retorno de la inversión se determina restando la inversión del rendimiento. Al dividir este resultado por la inversión inicial, es simple concluir que cuanto mayor es el valor, mayor es la rentabilidad del cliente. En este sentido, el indicador debe calcularse al inicio y al final del proyecto.

La primera evaluación ayuda al negocio a alinear las expectativas y brindar una visión más completa de la calidad de la planificación. Posterior a la entrega del proyecto, el análisis facilita la identificación de los problemas y la adopción de medidas que puedan incrementar el rendimiento de la inversión.

¿Por qué son esenciales los KPI para la gestión de los proyectos?

Los KPI son un mecanismo esencial para la gestión moderna. En la actualidad, muchas empresas trabajan enfocadas en optimizar el flujo de trabajo, por ello, el uso de indicadores claves de rendimiento se ha hecho cada más frecuente y se ha extendido a diversas áreas.

Los KPI de proyectos evitan que una actividad compleja tenga una alta posibilidad de no lograr el resultado esperado. A medida que la empresa toma medidas integrales para determinar el rendimiento del equipo y la calidad del flujo de trabajo, los líderes pueden evaluar cómo todos los factores que aportan al éxito de una fase están influyendo en el trabajo.

De esta manera, es posible tomar acciones para corregir los errores y mantener las buenas ideas. En otras palabras, el uso de KPI de proyectos es fundamental para evitar problemas, mitigar errores y guiar al equipo en la búsqueda de los objetivos de cada fase con mayor seguridad, y así garantizar el éxito del proyecto.