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KPI: Qué son los indicadores clave de rendimiento y para qué sirven

En los equipos de alto rendimiento, es muy frecuente que se comparta la información de gestión, incluyendo los KPI (Key Performance Indicators), a través de toda la estructura de la organización. Esto contribuye a que todos los colaboradores participen activamente en el logro de los objetivos de la organización.

¿Qué significa KPI?

KPI es el acrónimo en inglés de Key Performance Indicator que significa Indicador Clave de Rendimiento, también conocido como Indicador Clave de Éxito (KSI). Es una herramienta para medir y evaluar si una acción o conjunto de iniciativas contribuyen a lograr los objetivos que fueron establecidos por la organización.

Estos indicadores deben ser establecidos por la Gerencia para monitorear el desempeño de las operaciones, de esta manera se evita perder el tiempo revisando una cantidad de informes y datos innecesarios que no aportan información relevante para la toma de decisiones. Manteniendo así el enfoque requerido para cumplir con los objetivos.

Además, es una técnica de gestión que contribuye a divulgar la visión y la misión de la empresa, comunicando de forma clara a todo el equipo lo que realmente importa medir para determinar el éxito de la gestión.

Pasos para establecer un KPI efectivo

Existen 4 pasos básicos que deben cumplir todas las empresas al establecer un KPI que le garantice resultados efectivos y facilite la toma de decisiones.

Paso 1: Establezca qué objetivo y metas desea lograr

Luego de establecer estos 2 pilares, debe analizar qué variables están relacionadas con el KPI. Para ello, debe tener primero claro cuál es su objetivo y verificar si sus metas están establecidas según la metodología SMART, es decir, de la siguiente manera:

  • S. Específico: ¿Qué quieres lograr? Establecer metas claras.
  • M. Medible: Establece objetivos que puedan ser medidos, para tener un control y verificar si se están cumpliendo.
  • A. Alcanzable: Las metas no pueden ser más grandes de lo que puedes lograr, o terminaras desmotivado.
  • R. Relevante: Las metas y objetivos deben estar orientados con la planificación y la cultura organizacional.
  • T. Oportuno: Fije una fecha límite para cumplir los objetivos, y haga un esfuerzo por cumplirlo en el tiempo establecido, esto contribuirá a incrementar la motivación.

Paso 2: Determinar el KPI

Para establecer el KPI debe enfocarse en los objetivo y las metas establecidos, para determinar cuáles serán las variables relevantes para el cumplimiento del objetivo a alcanzar.

Para crear la fórmula matemática, deberá determinar cómo se relacionan estas variables entre sí. Cuando la variable analizada es independiente de otras variables y está directamente asociada con el objetivo, se tiene un simple KPI. En cambio, cuando hay dependencia entre dos o más variables, es posible establecer un KPI compuesto por varias métricas.

Verifique además, si el KPI sigue la metodología SMART, respondiendo a las siguientes interrogantes: ¿Es posible medirlo? ¿Cumple con el objetivo? ¿Puede explicar su objetivo? ¿Es posible tomar decisiones inteligentes basadas en el indicador elegido? ¿Con qué frecuencia se recoge la información?

Paso 3: Medir los datos

Recopile la información de forma frecuente para llevar un historial de KPI. Con esta información podrá hacer un análisis de tiempo para ver si se están cumpliendo los objetivos.

Para almacenar la información y manejar los datos obtenidos, puede usar un software de gestión o, hojas de cálculo como Excel, que le facilitaran la tarea de gestionar la información y diseñar los cuadros de mando para analizar de forma rápida y sencilla la información.

Paso 4: Analizar la información

El análisis es tan relevante como la planificación del KPI. De este análisis se establecerán las acciones requeridas para corregir las desviaciones que impiden cumplir los objetivos, para ello es necesario revisar la planificación del objetivo, las variables utilizadas, la forma en que se recoge la información y el plan estratégico establecido por la organización.

El análisis consiste en evaluar los resultados obtenidos, verificar si hay errores en el proceso y hacer cambios para lograr cada vez mejores resultados.

Por lo tanto, es primordial que exista una buena comunicación entre los integrantes del equipo y que esta, forme parte de la cultura de la organización, sólo así será posible obtener los resultados que desea la empresa.

Recomendaciones para implementar de forma efectiva los KPI

  1. Preferir las tasas sobre los datos en bruto: es más rápido visualizar el crecimiento del indicador a lo largo del tiempo, debido a que los datos en bruto brindan poca información sobre las variaciones del KPI.
  2. Establecer la menor cantidad de KPIs: se deben establecer los indicadores clave de rendimiento según los objetivos establecidos por la empresa. Es decir, los KPI no deben ser el centro de la actividad de la empresa, si no un medio para controlar los procesos internos y facilitar la toma de decisiones.
  3. Siempre pruebe los KPIs: cualquier modificación en el entorno puede hacerlos inviables, o incluso, generar costos innecesarios por el uso de un KPI inadecuado.
  4. Siempre adapte el KPI al plan de la compañía: Es esencial adaptar siempre los KPI a las empresas, a los cambios de gestión, a la estrategia de comercialización,a la legislación, entre otros aspectos; debido a que cada empresa es diferente, los KPIS deben estar alineados a los objetivos y metas establecidos según su plan estratégico.

Clasificación de los indicadores claves de rendimiento

Para que un tablero de medición de rendimiento sea efectivo, debe ser capaz de mostrar las principales desviaciones que impiden el cumplimiento de los objetivos y las oportunidades de mejora para la organización. Es decir, dentro del Tablero de Administración, no todos los indicadores serán estratégicos, pero sí deben ser capaces de monitorear el desempeño de los procesos actuales o los avances obtenidos en relación con los objetivos estratégicos de la organización.

Los cuadros de mando deben organizar los indicadores de acuerdo a los siguientes niveles:

Indicadores Estratégicos

Son los indicadores primarios de la organización, estos serán monitoreados directamente por la alta dirección de la empresa con la finalidad de verificar rápidamente si los objetivos estratégicos se están logrando, por ejemplo: facturación bruta.

Indicadores tácticos

Son los indicadores secundarios, que serán supervisados por la Gerencia de cada departamento. A pesar de que no son estratégicos, permiten justificar los resultados de los indicadores estratégicos, es decir, mediante estos indicadores secundarios se comprueba cómo se obtienen los resultados. Ejemplo: Facturación por línea de productos o canal de ventas.

Indicadores operativos

Estos indicadores serán monitoreados por los supervisores o especialistas en cada área, con la finalidad de brindar mayor detalle para comprender los resultados de los Indicadores Tácticos y Estratégicos. Ejemplo: Número de vendedores por canal de ventas.

El tener un cuadro de mando organizado por niveles estratégico, táctico y operativo es esencial para desarrollar buenos KPI, identificar fácilmente el motivo que impide el incumplimiento de la meta y así tomar las acciones necesarias para cumplir con el plan estratégico de la Organización

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