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Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son esenciales para que los trabajadores monitoreen los resultados de sus operaciones y para que los directivos desarrollen el negocio. Entre estas métricas se incluyen los KPI financieros, que tienen por función indicar si la empresa podrá cumplir sus objetivos en relación con las finanzas.

Aún cuando los directivos de una organización no tengan ninguna formación específica en el área de las finanzas o la economía, podrán realizar un diagnóstico de la organización y supervisar su estado financiero con la ayuda de algunos indicadores financieros.

Los principales KPI financieros que debe monitorear su empresa

Es primordial saber que estos indicadores se aplican a través de un sistema de gestión empresarial (ERP). Es un sistema que permite la integración de los procesos empresariales, recopila su información, aplica KPIs y los actualiza de forma automática.

Además, la métrica puede ser empleada en empresas de diferentes sectores, como las industrias, el comercio electrónico, los proveedores de servicios, entre otros.

Facturación

La facturación es uno de los KPI financieros más importantes para la gestión de un negocio. En resumen, muestra cuánto vende la empresa y la cantidad que esto representa en efectivo.

La mejor forma de utilizar este indicador para el análisis y la acción es cotejar la cantidad planificada con la cantidad alcanzada. Si la facturación está por debajo del volumen esperado, es necesario cambiar las estrategias de marketing para captar más clientes.

Para calcular la facturación del mes, solo debe agregar el valor total de ventas del mes a evaluar.

Rentabilidad

El índice de rentabilidad representa el nivel de rendimiento que la inversión genera al negocio. También se utiliza para analizar la viabilidad del proyecto con el objetivo de evaluar si genera suficientes ingresos como para justificar la inversión.

Para calcular el índice de rentabilidad de su negocio, primero debe comprender las diferencias entre los siguientes términos:

• Ingresos brutos: son todos los ingresos por ventas.
• Beneficio neto: facturación después de deducir los impuestos, honorarios, gastos y costos.

La fórmula para evaluar la rentabilidad es:

Rentabilidad = (beneficio neto / ingresos brutos) x 100

El resultado será un porcentaje que indica el beneficio neto contra todos los ingresos. Generalmente se manejan ganancias entre el 10% y el 20% de los ingresos, pero el porcentaje adecuado para su empresa dependerá de sus objetivos.

Deuda

El nivel de endeudamiento es otro de los indicadores que no pueden faltar en una buena gestión financiera. Como su nombre lo indica, representa el nivel de endeudamiento de la empresa, puede ser con proveedores, bancos, socios, entre otros.

Aunque la empresa muestre un resultado positivo, el pago de las deudas y los intereses puede ser mayor que las ganancias obtenidas, causando un problema financiero si el gerente no determina el origen del endeudamiento y lo soluciona oportunamente.

Antes de usar la fórmula, debe tener claro dos conceptos:

• Pasivos: deudas, compromisos y obligaciones de la empresa, como cuentas por pagar, proveedores, etc.
• Activos: bienes y derechos de la organización, como cuentas por cobrar, dinero en efectivo, equipo, entre otros.

Para calcular el nivel de endeudamiento, solo debe dividir el pasivo por el activo:

Ratio de endeudamiento = (pasivo total / activo total) X 100

Cuanto mayor es el porcentaje obtenido, mayor es la deuda del negocio.

Costos

El uso de este KPI permite identificar qué gastos son necesarios para mantener la empresa operativa y ayudar al empresario a conseguir alternativas que promuevan la reducción o eliminación de los gastos innecesarios., los cuales impactan en la rentabilidad de la empresa y el precio de venta de los productos y servicios.

Para emplear este KPI, es necesario diferenciar entre los costos y los gastos:

• Costos: están relacionados a las operaciones esenciales del negocio, como mano de obra, materia prima, entre otros. Y pueden ser fijos o variables. Los costos fijos no cambian independientemente de los resultados del negocio. Y los variables, pueden aumentar o disminuir dependiendo de la producción, cantidad de clientes, cantidad de servicios prestados, entre otros.
• Gastos: no se ven directamente afectados por la actividad empresarial, como por ejemplo: el alquiler del edificio, material de oficina, entre otros.

Para determinar los costos, sume todos los gastos de las operaciones durante el mes.

Recibos

Debido a que la facturación no es una garantía de recepción, es probable que una empresa obtenga ingresos brutos elevados, pero no perciba esta cantidad en su totalidad. Esto puede ocurrir cuando la empresa sufre retraso en el pago de los clientes.

Para determinar el ratio de los recibos, se emplea la fórmula del período medio de ventas a cobrar (PMR):

PMR = (total de duplicados por cobrar / total de ingresos por ventas) x 360

Este cálculo indica el tiempo promedio que la empresa tarda en recibir los pagos en un año. En este caso, lo idóneo es mantener el número de recibos cercano del número de ventas, para ello, debe dejar de otorgar crédito a los clientes que ya están en mora, por lo menos hasta que cancelen la deuda existente.

Liquidez

El índice de liquidez demuestra la capacidad de una empresa para generar ingresos a corto plazo. De esta manera, es posible verificar si la empresa tiene la capacidad para cumplir con los compromisos a corto plazo.

Este KPI se determina utilizando el activo y pasivo circulante, que son los que vencen en un plazo corto:

Liquidez actual = activo corriente / pasivo corriente

Cuando este valor es bajo, puede ser porque están haciendo inversiones a largo plazo, colocando en riesgo el pago de deudas a plazos más cortos. Y si es demasiado alto, indica que el dinero no está invirtiendo, lo que podría generarle un mayor rendimiento.

Punto de equilibrio

El punto de equilibrio permite conocer la cantidad mínima de ingresos que se requiere para cubrir los gastos operativos, y así evitar que su empresa tenga pérdidas.

Este KPI suele ser usado por los gerente para identificar la cantidad mínima de facturación y conocer en qué punto las ventas empiezan a generar beneficios. Existen diversos formas para determinar el punto de equilibrio, pero el más adecuado para controlar las finanzas de la empresa es el siguiente:

Punto de equilibrio = [costo fijo / (ingresos – costo variable)/ingresos totales]] x 100

¿Por qué monitorear los KPI financieros?

El uso de los KPI financieros contribuye al desarrollo de su empresa en el mercado, debido a que los directivos contarán con datos precisos, claros y concretos sobre es estado financiero de la empresa, que les facilitará la toma de decisiones.

Esta información permitirá establecer objetivos más realistas y alcanzables, así como para analizar qué áreas tienen el mayor rendimiento o coste financiero.

Además, es más sencillo identificar oportunidades de mejora si se emplea un ERP, debido a que los datos se actualizarán en tiempo real permitiendo detectar cualquier fallo de gestión, realizar los cambios necesarios y cumplir con los objetivos financieros.